Pas toujours facile de retrouver un document qui a fait le tour de l’équipe pour commentaires et approbation, n’est-ce pas? Encore moins quand ce même document doit circuler entre deux ou trois départements ou succursales. Plusieurs versions de ce même document risquent de coexister, causant bien des désagréments – ça nous est tous arrivé un jour ou l’autre, avouez!

Tadam! SharePoint va vous simplifier la vie avec le versioning. Que vous soyez familier ou non avec SharePoint, on vous explique comment tirer profit de cette fonctionnalité qui a un je-ne-sais-quoi de magique… ou presque!

Comment ça marche, le versioning avec SharePoint ?

Le versioning, ou le contrôle de version, est certainement parmi l’une des fonctionnalités les plus appréciées de SharePoint. Concrètement, chaque fois que vous modifiez un document, un élément dans une bibliothèque ou un élément dans une liste, SharePoint enregistre l’historique des modifications et crée une nouvelle version.

OK, rien de très révolutionnaire jusqu’ici, me direz-vous – et vous avez bien raison! Là où SharePoint innove, c’est qu’il contrôle les versions avec les métadonnées sur une foule d’éléments de divers formats (pas juste du texte) à travers toute votre entreprise. Vous pouvez donc savoir qui a effectué les modifications (auteur), à quel moment (date et heure) et ce qui a été changé (historique des modifications). Il est même possible de comparer les versions comme vous le faites déjà avec Word, par exemple.

Vous en voulez plus? SharePoint permet aussi de créer deux types de versioning :

• Les versions mineures sont parfaites pour les modifications secondaires comme la correction de fautes d’orthographe ou de frappe, par exemple.

• Les versions majeures, quant à elles, constituent une nouvelle version plus officielle, telle que la mise à jour annuelle d’un guide des employés ou l’ajout d’informations financières chaque trimestre.

Et, bien évidemment, vous pouvez restaurer une ancienne version, entre autres si une modification apportée n’a aucun sens ou si elle a été faite par erreur.

✓ Diminution du risque d’erreur 

Un autre aspect sur lequel le contrôle de version joue un rôle majeur? La diminution du risque d’erreur dû à l’utilisation d’une mauvaise version d’un document.

Supposons que vous avez besoin du rapport financier trimestriel. Vous croyez l’avoir trouvé et l’envoyez à votre patron. Mais vous réalisez, quelques jours plus tard, que votre collègue avait mis à jour certains chiffres sans partager la nouvelle version. Ou encore, que votre collègue avait placé le rapport à un autre endroit dans le système. C’est en plein le genre de situation que SharePoint vous évite avec le versioning : chaque version la plus récente d’un document se trouve à un seul et même endroit, réduisant ainsi le risque d’erreur. De plus, grâce au mécanisme de check-in et check-out, vous pouvez faire en sorte qu’un seul utilisateur à la fois soit autorisé à modifier un document.

Comment activer le versioning avec SharePoint ?

C’est simple, non? Le versioning (contrôle de version) avec SharePoint va tellement vous faciliter la tâche que vous vous demanderez comment vous faisiez pour fonctionner avant! Décidément, SharePoint est l’outil qu’il vous faut pour gagner en productivité et en efficacité. L’essayer, c’est l’adopter! 

Psst! Si vous voulez en savoir plus, consultez l’article de blogue que nous avons écrit à propos de SharePoint.

Besoin d’aide pour l’implantation de SharePoint et l’activation du versioning? Chez LS2, nous avons le pouvoir de simplifier les choses et de vous accompagner dans ce changement technologique pour une implantation réussie.

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