Soyons réalistes : la plupart de vos collègues de travail détestent sans doute l’Intranet actuel de votre organisation. Probablement parce qu’ils ont de la difficulté à retrouver l’information recherchée, parce que le design est peu attrayant et parce qu’ils ne voient pas l’Intranet comme un outil pertinent dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes.

Il est temps de passer à SharePoint pour y remédier une bonne fois pour toutes. Dans cet article, on vous dit pourquoi SharePoint est le meilleur Intranet que vous n’ayez jamais eu!

L’un des principaux avantages de choisir SharePoint comme Intranet d’entreprise est certainement sa compatibilité avec les diverses applications Office 365. Si vous utilisez déjà Office 365 avec des applications telles qu’Outlook, les groupes Office 365, Teams, OneDrive et Yammer, vous serez aux anges avec SharePoint comme système d’Intranet! Conçu et propulsé par Microsoft, SharePoint est une plateforme qui simplifie grandement l’intégration de vos applications préférées. Plus besoin de vous casser la tête en programmation : tout se lie tellement rapidement et facilement!

Sans compter que Microsoft introduit régulièrement de nouvelles fonctionnalités SharePoint, qui renforcent sans cesse « l’écosystème » Office 365. Vous pouvez donc apporter des changements en cours de route selon vos besoins. C’est là une excellente façon d’avoir un Intranet à jour sans pour autant investir des sommes d’argent considérables – Microsoft le fait pour vous, à même votre plan Office 365!

Pas étonnant que 80 % des entreprises du Fortune 500 utilisent SharePoint! Ces entreprises ont compris que SharePoint vient avec un support informatique incroyable d’une équipe de développeurs que les autres compétiteurs ne sont pas prêts d’égaler. Qu’on se le dise : SharePoint est là pour rester.

Vous êtes en formation ou en congrès à l’extérieur du bureau? SharePoint vous suit là où vous allez! Parions que votre système actuel d’Intranet est difficilement accessible lorsque vous êtes loin du bureau. Et tout le monde sait qu’aujourd’hui on voyage pour les affaires! Le monde du travail a bien changé au cours des dernières années : on a de plus en plus d’activités de formation et de réseautage, sans compter le télétravail qui prend de l’ampleur dans les grandes villes canadiennes – et même en région éloignée!

Si vous reconnaissez votre entreprise dans l’une de ces pratiques, c’est peut-être parce qu’il est temps de changer votre Intranet pour un système adapté à votre environnement de travail. SharePoint est certainement l’un des systèmes – sinon LE système – le plus flexible et conçu pour la nouvelle ère du travail. Vous pouvez y accéder en tout temps, de n’importe quel endroit au monde, pourvu que vous ayez une connexion Internet. Pas besoin de VPN ou d’autre manipulation informatique complexe que seul un informaticien peut accomplir. Non, SharePoint est accessible partout, partout, partout!

Ce qui rebute et exaspère vos collègues de travail est peut-être l’aspect statique de votre Intranet actuel d’entreprise. Et c’est là une faille majeure quand on sait que, par définition, l’Intranet doit être un outil indispensable de communication intra-entreprise. Au lieu de ça, votre Intranet actuel devient plutôt un ramassis de documents organisés – ou pas! – autour d’une structure rigide et archaïque.

Dites bye bye à l’époque de l’Intranet statique! SharePoint vous offre un Intranet tellement plus agréable avec ses nombreuses fonctionnalités sociales intégrées. Vous aurez presque l’impression d’être sur Facebook tellement l’Intranet SharePoint est facile à utiliser. Et ça, croyez-moi, ça vaut de l’or pour toute entreprise d’avoir un Intranet que les gens aiment employer!

Sans compter la facilité avec laquelle vous pouvez personnaliser l’interface de votre Intranet SharePoint aux couleurs de votre entreprise. De nos jours, c’est une part importante de l’expérience utilisateur d’offrir un design adapté à votre image de marque et aux préoccupations de votre personnel. En plus de renforcer le sentiment d’appartenance, la personnalisation de l’interface peut grandement améliorer la recherche et le partage d’informations dans votre équipe. Même les plus réfractaires au changement y verront du positif – ce n’est pas peu dire!

Il devient vraiment plus simple de communiquer quand tous les documents dont vous avez besoin sont accessibles rapidement. Vous cherchez le plus récent bilan d’une activité? Tadam! SharePoint vous permet de le trouver et d’y accéder en deux temps, trois mouvements. Mais comment est-ce possible? C’est ce qu’on appelle la gestion documentaire simplifiée et dynamisée!

Concrètement, SharePoint utilise les métadonnées pour classifier vos documents. Nous avons déjà écrit un article qui explique le fonctionnement et l’utilité des métadonnées. En résumé, SharePoint a d’incroyables capacités en gestion des documents! Grâce aux métadonnées, SharePoint crée des liens entre divers types de documents et de données, peu importe leur support ou leur format (ex. : tous les documents propres à un même client ou à un même projet). Vraiment très utile pour gagner du temps!

Tout comme vous, SharePoint prend la sécurité de vos données au sérieux. C’est même l’un de ses principaux avantages. Grâce au Security Trimming, SharePoint devient votre allié en matière de sécurité des informations privées.

Cela signifie que l’accès à l’Intranet SharePoint est renforcé par une sécurité optimale. En d’autres mots, nul ne peut accéder à votre Intranet s’il n’a pas reçu l’autorisation préalablement. Et ce ne sont pas tous les documents qui sont visibles non plus! Avec les niveaux de permissions SharePoint, il est possible de déterminer qui a accès à quoi. Par exemple, certaines données confidentielles peuvent être réservées à un petit groupe d’employés exclusivement. C’est la magie de SharePoint : gérer les autorisations n’aura jamais été aussi simple!

Maintenant, prenons une petite pause. Posez-vous les questions suivantes : de quoi avez-vous réellement besoin dans votre Intranet? Quels sont vos objectifs d’entreprise en matière d’Intranet? Que voulez-vous accomplir exactement?

Peu importe votre réponse, SharePoint a la solution avec ses nombreux avantages. Il faut savoir qu’au-delà des fonctionnalités développées par Microsoft, vous avez la possibilité d’en créer vous-même si vous œuvrez dans un secteur d’activité plus complexe. Décidément, SharePoint est la meilleure solution Intranet que vous n’ayez jamais eue!

Vous voulez en savoir plus sur SharePoint et voir si cette solution d’Intranet convient à votre organisation? Nos experts TI sont là pour répondre à vos questions. Nous pouvons même vous accompagner dans l’implantation de SharePoint pour une transition clés en main. Nous aidons chaque jour des entreprises de divers secteurs d’activités à employer SharePoint comme Intranet. Notre expérience pourrait certainement vous être utile. N’hésitez surtout pas à nous contacter!