SharePoint, ça vous dit quelque chose? Vous en avez peut-être entendu parler, vaguement, quelque part sur LinkedIn ou lors d’une journée-formation pour les entreprises. Maintenant, vous vous demandez si SharePoint est fait pour votre équipe et pour votre entreprise? Vous êtes au bon endroit! Dans cet article, on répond à toutes vos questions – ou presque! – à propos de SharePoint.

Maintenant que vous savez ce qu’est SharePoint, une autre question s’impose : quels sont les avantages à l’utiliser? Ils sont nombreux, mais en voici quelques-uns.

Partager l’information et les ressources internes

Que ce soit pour faciliter le partage d’informations entre les départements de votre entreprise, avec vos collaborateurs, vos clients ou même des employés à distance (vive le télétravail!), il y a là un avantage indéniable à utiliser SharePoint. Évidemment, une bonne structure de l’information est requise pour que chacun s’y retrouve efficacement. D’où l’importance de bénéficier du soutien d’un partenaire TI de confiance pour vous épauler.

Assurer la confidentialité de certaines données

Si SharePoint vous permet de partager l’information au sein de votre entreprise, il peut aussi vous aider à maintenir certaines données confidentielles. Vous n’avez qu’à octroyer des droits et permissions aux personnes concernées.

Garder vos informations en sécurité

Quand avez-vous changé le mot de passe de votre ordinateur pour la dernière fois? Si vous êtes comme la plupart des gens, ça remonte probablement à des semaines, voire des mois! Heureusement, SharePoint peut vous aider à assurer la sécurité de vos informations et données confidentielles avec son espace entièrement protégé où que vous soyiez.

Aider à la prise de décisions

Un autre avantage majeur de SharePoint? Il vous aidera certainement à prendre des décisions éclairées et profitables. Grâce aux outils de recherche de SharePoint, vous aurez accès, en un seul clic, à toutes les informations et les connaissances internes de votre entreprise.

Organiser le travail

Il n’y a pas que l’agenda papier qui permet d’organiser vos journées de travail : SharePoint aussi! Vous pouvez gérer vos tâches et votre horaire avec les flux de travail SharePoint.

Il est aussi possible de créer des flux d’automatisation (workflow), pour établir des chaînes d’approbation à l’interne. Très pratiques pour l’approbation de calendriers de production, d’horaires de travail ou de notes de frais, par exemple.

Augmenter la productivité

Trop souvent, les fichiers Word et Excel échangés entre les employés se retrouvent dispersés ici et là dans les dossiers partagés, les courriels ou les postes informatiques individuels. Sans compter que plusieurs versions modifiées ou révisées d’un même document circulent parallèlement.

On estime que chaque salarié perdrait en moyenne 40 à 60 minutes par jour à cause de la mauvaise gestion des documents (selon le Cabinet Gandys et Ludsen, 2013). Imaginez! Une bonne façon d’augmenter rapidement et efficacement votre productivité interne consiste donc à utiliser une plateforme collaborative comme SharePoint. Les documents sont non seulement conservés à un même endroit, mais vous pouvez aussi créer du versioning chaque fois qu’un usager modifie un document. Intéressant, n’est-ce pas?

Il existe différentes offres de SharePoint à évaluer en fonction de la taille de votre entreprise et du nombre d’utilisateurs.

Dans tous les cas, il est recommandé de vous allier avec un partenaire TI de confiance pour choisir le plan (forfait) qui vous convient et assurer une transition harmonieuse de SharePoint. Vous pourrez par la suite bénéficier d’un soutien personnalisé pour répondre à vos questions et faire une utilisation optimale de SharePoint.

Si vous voulez passer à l’action et implanter SharePoint avec succès dans votre entreprise, voici quelques questions à répondre :

• Combien d’usagers (départements, employés, collaborateurs, clients) auront accès à la plateforme SharePoint?

• Quelles informations souhaitez-vous partager avec SharePoint (documents, listes, applications Web, etc.)?

• Quels sont les logiciels actuellement utilisés à l’interne (ex. : CRM, comptabilité, etc.)?

• Quel est le meilleur moment de l’année pour l’implantation de SharePoint? Par exemple, la fin de l’année financière peut être un moment à éviter pour plusieurs entreprises.

Il suffit ensuite de choisir le forfait (plan) SharePoint qui vous convient et de procéder à son installation. Bien sûr, vous pouvez confier cette importante responsabilité à une entreprise spécialisée qui vous accompagnera, selon vos besoins, pour l’installation, la configuration et la migration de façon harmonieuse. Une aide précieuse pour faire un choix éclairé et obtenir le soutien dont vous avez besoin!

Et voilà! Vous venez d’assister à un véritable cours 101 sur SharePoint. Gardez en tête que la clé de la réussite avec cette plateforme est de choisir le plan (forfait) adapté aux besoins de votre entreprise et de former adéquatement votre équipe de travail.

Chaque changement organisationnel, quel que soit le domaine, nécessite une bonne préparation au préalable et une période de transition. Les efforts déployés à bien gérer ce changement technologique permettent d’augmenter la rapidité d’implantation et, ultimement, de maximiser le retour sur investissement (ROI). Les résultats positifs attendus en valent assurément le coup!