10 conseils pour maximiser l’adoption de SharePoint dans votre équipe de travail
Certains aiment la nouveauté et l’action, tandis que d’autres les redoutent par-dessus tout. Le changement, qu’il soit de nature technologique ou autre, ne fait pas l’unanimité !
Voici donc nos 10 meilleurs conseils pour favoriser l’adoption de SharePoint chez les utilisateurs de votre équipe au travail.
1. Commencez par une démonstration de SharePoint
Rien de mieux qu’une démonstration pour aider votre équipe à comprendre ce qu’est SharePoint! Gardez en tête que même si vous avez décidé d’utiliser SharePoint, plusieurs de vos collègues ne connaissent probablement pas encore ce logiciel. Certains d’entre eux n’ont peut-être même jamais entendu le mot SharePoint!
En organisant une démonstration de SharePoint, vous leur permettrez de se familiariser avec le logiciel et de voir concrètement en quoi il peut leur être utile. D’ailleurs, tentez de préparer une démonstration réaliste avec de véritables métadonnées pour rendre le tout crédible. Employez des cas plus complexes ou démontrez comment SharePoint peut aider à résoudre certains irritants pour votre équipe de travail. Bref, soyez créatif… et positif dans votre démonstration de SharePoint !
2. Pensez formation, formation et formation !
Ici, la formation de votre personnel est essentielle. Pourquoi? Parce qu’elle permet d’initier les utilisateurs aux fonctionnalités de SharePoint, mais aussi à la méthode de travail qui en découle.
Autrement dit, il faut prendre le temps d’enseigner l’utilisation de SharePoint en tant que logiciel et en tant que processus de travail. Pour ce faire, plusieurs options s’offrent à vous : formation à même vos bureaux ou à l’extérieur, déjeuners-causeries, ateliers en petits groupes, séances de formation éclair ou en ligne… Qui a dit que la formation traditionnelle est la seule solution ?
3. Impliquez vos collègues les plus réceptifs dès le début
On a tous des collègues de travail qui carburent aux nouveaux projets. Vous savez, ceux et celles qui adorent faire des découvertes et qui s’enthousiasment dès que le patron annonce une nouveauté. Eh bien, ce sont ces collègues-là qu’il faut rallier à votre cause dès le départ !
Pourquoi ne pas créer une équipe spéciale, une power team ou même une brigade avec eux ? Impliquez-les dès le début et à chacune des phases pour mettre toutes les chances de votre côté. Ils deviendront de fiers ambassadeurs de SharePoint auprès du reste de l’équipe.
4. Prêchez par l’exemple
Vous voulez booster l’adoption de SharePoint chez vos employés ? Commencez par l’implanter auprès des chefs d’équipe et des hauts gestionnaires de votre entreprise.
SharePoint, c’est beaucoup plus qu’un simple logiciel ou outil de travail. C’est d’abord et avant tout une nouvelle façon de travailler tous ensemble pour l’atteinte d’objectifs communs. Tous doivent mettre l’épaule à la roue, y compris la direction !
5. Facilitez l’utilisation de SharePoint
Pour être adopté et apprécié de votre équipe, SharePoint doit être agréable à utiliser. Rendez-le convivial (user friendly) en personnalisant l’interface aux couleurs de votre marque et en améliorant constamment son ergonomie.
Pensez aussi à développer votre propre architecture informationnelle pour qu’elle soit logique et cohérente aux yeux de votre équipe. Et, tant qu’à y être, réduisez la vitesse de chargement des pages – rien de plus irritant qu’un temps de charge élevé !
6. Avancez une étape à la fois
Non, SharePoint ne va pas tout révolutionner du jour au lendemain. Vous devrez faire preuve d’un peu de patience et y aller étape par étape. C’est d’autant plus important pour certains de vos collègues qui sont réfractaires au changement.
Divisez votre migration SharePoint en phases, en étapes ou en projets. Allez-y par ordre de priorité pour avancer de façon harmonieuse et significative. Informez clairement vos employés de chacune des étapes et du chemin parcouru. En d’autres mots, utilisez la méthode Agile, qui consiste à diviser le travail en une suite d’objectifs atteignables.
7. Entraînez vos champions SharePoint
Au-delà des leaders particulièrement motivés par la nouveauté (voir le point numéro 3), il y a forcément aussi des champions de la technologie dans votre équipe. Qui sont-ils? Identifiez ceux et celles qui maîtrisent le mieux SharePoint pour leur offrir des formations privées.
Amenez-les à découvrir de nouvelles fonctionnalités et à explorer des avenues intéressantes. Ils pourront, à leur tour, guider le reste des employés en agissant comme coachs. Une aide précieuse quand on sait que les gens sont généralement plus réceptifs aux conseils de leurs pairs.
8. Démontrez les résultats obtenus
Le succès, c’est motivant! Servez-vous des bons coups et des résultats obtenus dans une division ou un département pour encourager les autres.
Concrètement, expliquez en quoi l’adoption de SharePoint a permis d’atteindre de nouveaux sommets. Mettez en lumière des faits, des chiffres ou toute autre donnée pertinente qui servira de levier à la motivation des employés. Et pourquoi ne pas y intégrer des témoignages pour rendre le tout plus humain et sympathique ?
9. Améliorez encore et encore
Rome ne s’est pas faite en un jour! C’est la même chose pour l’implantation et l’adoption de SharePoint. Améliorez continuellement votre interface pour créer une expérience utilisateur de qualité.
Observez votre équipe dans son utilisation de SharePoint. Regardez comment chacun y navigue et repérez toute optimisation qui aiderait à gagner en efficacité. N’attendez pas qu’un employé vous demande une adaptation, allez au devant !
10. Encouragez la rétroaction
Le succès de tout changement organisationnel, quelle que soit sa nature, repose en grande partie sur la rétroaction positive. Invitez vos employés à donner leurs commentaires et leurs suggestions de façon constructive.
Certains ne parlent pas beaucoup? Portez attention à leur non-verbal, il vous en dira peut-être plus que vous ne le pensez! Et surtout, faites preuve d’écoute et d’ouverture pour que chacun se sente à l’aise de s’exprimer.
La clé du succès pour l’adoption de SharePoint
Gardez en tête que l’implantation de SharePoint est un processus continu. L’adoption par votre équipe de travail doit se faire graduellement, au fur et à mesure que vous intégrez de nouvelles fonctionnalités. D’où l’importance de sonder régulièrement vos collègues par courriel ou – pourquoi pas! – avec SharePoint. Informez-vous des points positifs, des difficultés rencontrées et des fonctionnalités qu’ils aimeraient pouvoir utiliser dans le futur.
Un monde de possibilités infinies s’offre à vous avec SharePoint, mais tout repose en grande partie sur son adoption par les usagers de votre équipe. À vous d’en faire un véritable succès !
