Qu’utilisez-vous pour classer vos documents électroniques avec SharePoint : les dossiers (folders) ou les métadonnées? Si vous faites partie de ceux et celles qui utilisent encore les dossiers avec SharePoint, il est temps de changer! Ce n’est pas parce qu’on vous a appris à utiliser les folders que vous devez continuer à le faire. Au contraire!

Voici pourquoi l’utilisation des dossiers avec SharePoint n’est pas une bonne pratique en gestion documentaire et, surtout, comment y remédier avec les métadonnées.

Que ce soit avec SharePoint ou un autre outil de gestion des documents, l’objectif est de gagner du temps en accédant plus rapidement aux documents dont vous avez besoin. Et les dossiers (folders) sont loin d’être la façon la plus efficace d’y arriver!

En effet, les folders sont créés et imbriqués selon la logique personnelle d’un utilisateur ou d’un groupe d’utilisateurs. Autrement dit, si la recrue de votre équipe de travail cherche un document et qu’elle ne maîtrise pas encore la structure des dossiers, elle risque de perdre un temps fou! Sans compter que certains sous-dossiers peuvent cacher des données ou les rendre plus difficiles à repérer. En fait, même la personne qui a monté la structure des dossiers peut avoir du mal à retrouver un fichier à force de multiplier les sous-dossiers. Imaginez!

Ajoutons à ce casse-tête la duplication de fichiers. Vous savez, le genre de situation qui arrive quand plusieurs membres d’une équipe déposent le même fichier dans deux ou trois sous-dossiers… Pas facile de savoir quelle version est la bonne!

C’est inévitable : l’utilisation de folders avec SharePoint entraînera tôt ou tard des problèmes d’URL. D’abord, il faut savoir que SharePoint limite la longueur de chaque URL à 255 caractères. Jusque-là, pas de soucis, me direz-vous. Les difficultés commencent quand vous ajoutez beaucoup de sous-dossiers. Vous vous en doutez : l’URL est limitée dans le nombre de caractères et ne reflète pas toute l’information qu’on trouve dans les sous-dossiers.

Mais ce n’est pas tout. Si vous voulez déplacer un fichier d’un dossier à l’autre, l’URL de ce fichier sera modifiée. Pas très pratique pour vos collègues qui ont enregistré cette URL dans leurs favoris ou qui ont créé un raccourci sur leur bureau!

L’une des fonctions les plus appréciées de SharePoint est certainement le tri et le filtrage pour générer différentes formes de vues des données.

En utilisant les folders sur SharePoint, vous limitez considérablement les fonctionnalités de tri et de filtrage qui s’offrent à vous (à moins de trier et de filtrer dans chaque dossier).

Choisir les métadonnées vous donnera la possibilité de créer un nombre illimité d’affichages avec SharePoint selon les propriétés que vous avez configurées (ex. : par date, par projet, par client, etc.). Allez lire notre article détaillé sur les avantages des métadonnées, qui révolutionnent clairement la gestion documentaire.

Une autre raison de délaisser les folders avec SharePoint : la lourdeur des procédures pour la confidentialité des données. Avec les dossiers, c’est pratiquement une tâche à temps plein de donner ou de restreindre l’accès à certains documents. Tout doit être fait de façon manuelle. Voyez-vous tout le temps perdu? Heureusement, c’est très simple de gérer les paramètres de sécurité avec les métadonnées sur SharePoint!

Pensons aussi à la modification des dossiers (folders), qui est très longue, comparativement à la modification avec les métadonnées qui peut se faire en bloc. Un autre argument de taille en faveur des métadonnées SharePoint!

La dernière raison – et non la moindre – pourquoi les dossiers (folders) SharePoint ne sont pas l’idée du siècle est certainement l’expérience utilisateur. Nous avons tous, un jour ou l’autre, eu affaire à des dossiers, des sous-dossiers et des sous-sous-dossiers qui n’en finissaient plus de finir! Et que dire de la navigation pénible d’un dossier à l’autre… Avouez que c’est une tâche longue et fastidieuse qu’on veut tous éviter.

C’est tellement années 1990, les folders! L’expérience utilisateur SharePoint est nettement supérieure avec les métadonnées. Autant la navigation que la recherche de documents est simplifiée. On adore ça!

La question à vous poser est la suivante : pourquoi avez-vous choisi de migrer vers SharePoint? Certainement pour tirer profit de ses nombreux avantages et des fonctionnalités qui en découlent. Alors pourquoi utiliser les dossiers (folders) plutôt que les métadonnées sur SharePoint?

Si vous voulez réellement rentabiliser votre investissement avec SharePoint et adopter de bonnes pratiques en gestion documentaire, tenez-vous loin des folders! Sinon, vous reviendrez exactement là où vous étiez avant d’implanter SharePoint. Mon conseil : soyez plus futés et optez pour les métadonnées, vous gagnerez en efficacité, c’est assuré.

Prêts à passer aux métadonnées avec SharePoint? Nous sommes là pour vous accompagner. Chez LS2, nous aidons des entreprises partout au Québec à implanter et à utiliser SharePoint de façon efficace et harmonieuse. Vous rendre plus productifs, c’est en plein dans nos cordes! Contactez-nous pour voir comment nous pouvons vous guider avec SharePoint.