On entend souvent parler de la différence entre OneDrive (version pour entreprise) et SharePoint. Mais qu’en est-il vraiment? Est-ce que l’une des deux solutions est meilleure que l’autre?

À vrai dire, autant OneDrive Entreprise que SharePoint sont compatibles avec Office 365. Tous deux sont aussi développés par Microsoft. Il faut donc pousser la réflexion un peu plus loin pour un choix éclairé selon les besoins de votre organisation. Et c’est exactement ce que je propose de faire avec vous dans cet article.

Facilité d’implantation

Plusieurs entreprises choisissent OneDrive Entreprise parce qu’il demande peu de configuration au démarrage. Aussi, vos collègues de travail s’y retrouveront aisément, puisqu’aucune formation n’est requise (comparativement à SharePoint où vous devez investir plus d’efforts pour booster l’adoption auprès de votre équipe).

Une seule bibliothèque de documents

Certains verront un avantage d’avoir une bibliothèque unique de documents avec OneDrive Entreprise plutôt que plusieurs bibliothèques et listes avec SharePoint.

Le fait de n’avoir qu’une seule bibliothèque de documents peut, à première vue, simplifier l’utilisation quotidienne. Mais on se rend vite compte, avec le temps, que les documents et les sous-dossiers s’accumulent… Pas toujours facile de retrouver rapidement un document bien enfoui dans les sous-dossiers!

Facilité d’accès sans connexion

Tout utilisateur peut accéder rapidement à ses fichiers OneDrive Entreprise sans se connecter, et ce, peu importe où il se trouve. Attention, cet avantage cache toutefois un inconvénient majeur: cela augmente le risque de perte de données confidentielles. Un risque que l’on peut toutefois atténuer (mais pas exclure) avec d’autres logiciels tels que Azure Rights Management et Windows InTune.

Travail d’équipe simplifié

S’il y a une différence majeure entre SharePoint et OneDrive, c’est bien celle-ci : OneDrive appartient à un utilisateur (chacun a son propre OneDrive avec son nom d’utilisateur), tandis que SharePoint appartient à une organisation.

Ainsi, tout ce qui se trouve dans votre espace OneDrive est automatiquement privé. Vous devez donc activer manuellement l’option de partage avec vos collègues pour qu’ils puissent accéder à vos documents. Pas très pratique pour votre équipe si vous êtes malade, en vacances ou à l’extérieur du bureau!

Utilisation des métadonnées

Si vous avez lu notre article sur les métadonnées, vous savez qu’il s’agit là d’un autre avantage de choisir SharePoint plutôt que OneDrive Entreprise. Avec SharePoint, vous pouvez utiliser les métadonnées pour classer efficacement et repérer rapidement vos documents d’équipe. Une pratique gagnante en gestion électronique des documents (GED)!

Personnalisation de l’interface

Alors que OneDrive est très classique dans son interface, celle de SharePoint peut être personnalisée aux couleurs de votre marque. On peut même pousser l’expérience utilisateur à un autre niveau en définissant un espace sur mesure pour renforcer le sentiment d’appartenance à l’organisation. Un avantage à considérer pour promouvoir votre culture organisationnelle!

Vues personnalisées

Il n’y a pas que l’interface de SharePoint qui peut être personnalisée : les vues le sont aussi! En d’autres mots, chaque utilisateur peut choisir d’afficher les données selon ses propres besoins (comparativement à OneDrive Entreprise, qui n’offre qu’une seule vue possible). En effet, les métadonnées utilisées dans SharePoint permettent différents types de vues et de filtrages (ex. : par date, par projet, par client, par département, etc.). À chacun sa façon d’afficher l’information!

Sécurité renforcée des données

Même si OneDrive Entreprise est une version plus sécurisée que l’offre grand public (OneDrive Personnel), vos documents bénéficient d’une sécurité renforcée avec SharePoint, notamment grâce à la double authentification. Un enjeu non négligeable quand on sait que la sécurité des données devient une préoccupation majeure pour toute entreprise.

Guichet unique

Avec ses nombreuses fonctionnalités, SharePoint est une plateforme collaborative complète et polyvalente qui peut pratiquement tout accomplir : gestion documentaire, Intranet, création d’applications personnalisées, gestion des tâches, planification de réunions, tableaux de bord – pour ne nommer que ceux-ci. Imaginez les économies de temps, d’argent et de ressources!

La réponse est la suivante : ça dépend. De quoi? De l’utilisation que vous voulez en faire. Toutefois, pour avoir accompagné plusieurs entreprises au cours des dernières années, voici mon constat : OneDrive Entreprise n’est pas la solution idéale pour la collaboration dans une équipe de travail. OneDrive Entreprise est plutôt une solution personnelle (pour classer vos documents au travail), comparativement à SharePoint qui est spécialement conçu pour le travail collaboratif.

Avec ses nombreuses fonctionnalités, SharePoint est certainement la meilleure option pour faciliter le travail d’équipe et assurer une plus grande sécurité de l’information.

Vous songez maintenant à implanter SharePoint pour faciliter le travail collaboratif dans votre organisation? Nos passionnés et experts en TI sont là pour vous! Communiquez sans frais avec nous pour voir comment nous pouvons vous aider à passer à SharePoint de façon harmonieuse pour favoriser un retour sur investissement optimal.