Depuis quelque temps, on publie en rafale des articles sur les fonctionnalités de SharePoint et sur les bonnes pratiques en gestion électronique des documents (GED). Je vous entends me dire : «est-ce que j’ai vraiment besoin de SharePoint?»

Vous utilisez sans doute déjà divers logiciels et applications pour faciliter le travail d’équipe comme les groupes Office 365, Teams, Asana, Planner, OneDrive et Yammer – pour ne nommer que ceux-ci. Alors, pourquoi passer à SharePoint?

Ce qui est fantastique avec SharePoint, c’est qu’il s’agit en fait d’un one-stop shop. En plus d’être compatible avec la plupart des logiciels et applications que vous employez tous les jours, SharePoint inclut absolument tous les outils et les fonctionnalités dont vous avez besoin :

• Sites, bibliothèques de documents et listes

• Utilisation des métadonnées pour une gestion optimale des documents

• Gestion de projet (échanges/conversations, calendrier partagé, attribution de tâches, suivi de projet)

• Flux de travail automatisés

• Intranet complet

• Outils d’aide à la prise de décisions

• Sécurité renforcée (autorisations et niveaux de permissions)

Vous remarquerez que SharePoint regroupe les diverses fonctionnalités développées par Microsoft pour ses autres outils tels que Office 365, Teams et OneDrive. En fait, vous utilisez déjà des morceaux de SharePoint ici et là sans même le savoir!

Vous avez tout avantage à regrouper vos données d’entreprise à un même endroit, communément appelé un Intranet. Et c’est exactement ce que SharePoint vous permet de faire en centralisant vos données et applications.

De nos jours, un Intranet est appelé à jouer plusieurs rôles importants pour toute organisation :

• Outil de travail collaboratif

• Création et partage de divers documents

• Moyen de communication interne

On ne peut tout simplement pas se priver d’un Intranet accessible, performant et sécuritaire, quels que soient la taille et le secteur d’activité de l’entreprise. C’est un peu comme l’Internet : quelle entreprise s’en passerait aujourd’hui?

En choisissant SharePoint comme Intranet, vous pouvez personnaliser l’apparence des sites, des bibliothèques et des listes pour refléter vos couleurs d’entreprise. Et comparativement à d’autres solutions d’intranet existantes, SharePoint ne nécessite que très peu de connaissances informatiques pour arriver au résultat attendu.

Tout le monde veut aller plus vite. Oui, mais pas à n’importe quel prix! Encore faut-il être efficace dans les tâches que vous accomplissez. C’est justement là que SharePoint peut vous aider.

Grâce à son fonctionnement simple et intuitif, SharePoint favorise le partage d’informations et les connexions entre les membres de votre équipe de travail. L’information circule de façon plus fluide et tout le monde peut apporter sa touche personnelle pour assurer la réussite de vos projets.

Et que dire du contrôle de version (versioning) SharePoint, qui simplifie la gestion des différentes versions d’un même document! Avec SharePoint, vous pouvez enfin dire adieu aux multiples versions qui circulent en pièces jointes des courriels et qui occasionnent des pertes de temps considérables.

Sans oublier les copies de sécurité qu’il faut planifier pour éviter les pertes de données. Avec SharePoint, ça devient beaucoup plus simple grâce à l’automatisation de cette tâche et à la conservation de vos données dans les serveurs de Microsoft (si vous utilisez SharePoint Online).

Mais il y a plus encore : grâce à ses outils d’aide à la prise de décisions, SharePoint vous permet d’y voir plus clair et de faire des choix éclairés pour votre entreprise. Il suffit de créer des portails interactifs qui vous donneront un aperçu, en direct, des informations critiques pour vos projets (budget, utilisation des ressources, jalons, dates importantes, par exemple). En ayant une vue d’ensemble accessible en tout temps, il devient encore plus simple de prendre les bonnes décisions en fonction de vos objectifs d’affaires. Bref, l’adoption de SharePoint est une excellente façon de réduire les coûts globaux et d’augmenter la productivité de votre organisation.

S’il y a un autre aspect sur lequel SharePoint peut vous permettre d’être plus efficace, c’est bien la formation de votre personnel! Pensez à toutes les heures de formation que vous mettez pour apprendre à utiliser divers logiciels et plateformes comme la gestion de documents dans Office 365, la sécurité dans OneDrive ou la gestion de projets avec MS Project. Chacun a ses caractéristiques et son propre fonctionnement. Sans compter qu’il faut trouver la bonne personne pour donner toutes ces formations…

En adoptant SharePoint dans votre entreprise, vous vous facilitez la tâche. Bien sûr, vous devrez quand même former vos équipes de travail – là n’est pas la question –, mais vous n’aurez plus à courir à gauche et à droite pour dénicher des formateurs et tout orchestrer comme avant.

Et comme SharePoint est très populaire partout à travers le monde, il existe des formations en ligne, des blogues spécialisés sur le sujet et une foule de ressources accessibles en ligne 24/7. Plutôt intéressant, n’est-ce pas?

On ne le répétera jamais assez : les données de votre entreprise méritent une sécurité à toute épreuve. Le vol de données est devenu une préoccupation majeure pour toute entreprise, peu importe le domaine d’activité. De nos jours, on ne peut plus faire fi de la confidentialité des données, c’est tout simplement impensable. Vous oeuvrez peut-être aussi dans un secteur d’activité comportant des règles et exigences spécifiques entourant la confidentialité des informations.

Grâce aux niveaux de permissions SharePoint, vous pouvez protéger vos données sensibles en tout temps. En résumé, les niveaux de permissions SharePoint permettent d’attribuer ou de limiter l’accès à certaines données à des utilisateurs.

Prenez le temps de lire notre article sur l’utilité et le fonctionnement des niveaux de permissions SharePoint pour en apprendre davantage sur cette fonctionnalité majeure. Vous verrez comment il est simple et rapide de donner des permissions à un nouvel employé, par exemple, ou de révoquer immédiatement les autorisations d’un employé qui quitte. Tout se fait très rapidement, sans délai et sans devoir vous référer au gestionnaire de chaque application que vous utilisez actuellement.

De plus, il est rassurant, pour toute entreprise, de pouvoir compter sur les technologies de sécurité avancées mises en place par Microsoft, qui est derrière SharePoint. Des mises à jour de sécurité sont d’ailleurs régulièrement proposées par Microsoft. Si bien que vous n’avez que très peu de manipulation à faire à l’interne pour sécuriser vos données.

Avec tout ce que nous venons de voir, il n’est pas étonnant de savoir que 75 % des entreprises du Fortune 500 utilisent SharePoint! Ces entreprises voient tous les bénéfices que leur apporte SharePoint au quotidien. Elles savent qu’avec cette plateforme, elles gagnent en productivité et en efficacité, tout en bénéficiant d’une sécurité renforcée. Et, par dessus tout, elles apprécient le fait que SharePoint soit compatible avec les autres applications qu’elles utilisent.

Mais, dans les faits, vous n’avez pas besoin d’être une multinationale pour profiter des nombreux avantages de SharePoint. La plateforme est aussi conçue pour les PME d’ici qui veulent se doter d’un système fiable et performant. C’est sans doute là que SharePoint marque des points : il est accessible à tous, peu importe la taille de l’entreprise.