L’ère du classement avec les dossiers SharePoint est révolue! SharePoint vous propose une bien meilleure solution : les sites SharePoint! Vous allez me dire : « pourquoi ne pas tout simplement importer la structure actuelle sur SharePoint? » Non, surtout pas! Lisez cet article avant de migrer vers SharePoint. Vous verrez pourquoi les sites SharePoint sont la solution idéale!

S’il y a une chose à retenir de cet article, c’est bien celle-ci : n’essayez pas de transférer vos fichiers sous forme de dossiers lorsque vous passez à SharePoint. C’est un faux pas fréquent qui peut facilement être évité. La solution? Créez des sites SharePoint!

En créant des sites SharePoint dédiés à chaque projet, service ou client, vous pourrez facilement empêcher le désordre dans vos fichiers. C’est bien connu, l’accumulation de fichiers peut vite devenir problématique et se transformer en un vrai fouillis. Chaque membre de l’équipe ajoute des fichiers selon sa méthode de classement, si bien qu’on perd vite le fil. Les sites SharePoint sont une excellente façon de répertorier les fichiers en fonction d’un projet ou d’un client, par exemple.

C’est aussi beaucoup plus simple en matière de sécurité si vous utilisez les sites. Avec les dossiers, il faut constamment briser l’héritage des autorisations et attribuer de nouvelles permissions – ce qui devient rapidement un véritable casse-tête! Les sites SharePoint, qui fonctionnent étroitement avec les groupes SharePoint, sont mille fois plus faciles à gérer. Nous avons d’ailleurs écrit un article sur les niveaux de permissions SharePoint. À lire absolument!

Mais ce n’est pas tout! Avec les sites SharePoint, vous pouvez aussi ajouter une grande variété de contenus tels que :

• les listes personnalisées;

• les calendriers;

• le composant WebPart Personnes;

• l’intégration de vidéos;

• les rapports Power BI.

Maintenant que vous savez que les sites SharePoint sont une bien meilleure idée que les dossiers, il reste à déterminer quel type de site vous allez créer. Voici un résumé des avantages des sites d’équipe et des sites de communication SharePoint pour vous permettre de prendre la bonne décision selon votre situation.

Par définition, un site d’équipe SharePoint connecte toute votre équipe aux contenus, informations et applications que vous utilisez à tous les jours pour un projet spécifique. Concrètement, le site d’équipe permet de :

• stocker des fichiers communs;

• collaborer à la création et à la modification de ces fichiers;

• créer et gérer des listes d’informations.

Avec les paramètres de sécurité, les membres de l’équipe sont les seuls à pouvoir accéder au contenu du site SharePoint.

Le principal avantage d’utiliser un site d’équipe est certainement la facilité d’échanger l’information et de collaborer à l’avancement d’un projet commun.

On aime aussi le fait que les sites d’équipe sont accessibles de différentes manières :

• à partir de la page de démarrage SharePoint;

• à partir de la section Fichiers du groupe Office 365 (il suffit d’activer l’option Groupe Office 365);

• à partir des applications mobiles SharePoint.

Vous utilisez OneDrive? Vous pouvez y rechercher vos fichiers SharePoint. Que demander de plus?

Avis aux utilisateurs des groupes Office 365 : SharePoint Online a pensé à vous! Un groupe Office 365 est automatiquement formé chaque fois que vous créez un site d’équipe avec SharePoint. Et vice versa : lorsque vous générez un groupe Office 365 dans Outlook, un site d’équipe SharePoint voit le jour de façon automatique. Pour ce faire, assurez-vous toutefois de bien activer l’option Groupe Office 365!

Quoi? Vous n’utilisez pas encore les groupes Office 365? Je vous invite à lire notre article pour savoir ce que nous aimons des groupes Office 365. Vous aussi vous allez adorer!

En résumé, je vous recommande d’opter pour un site d’équipe SharePoint si :

• vous travaillez sur un projet d’équipe;

• vous voulez partager des actualités et des rapports avec les autres membres de votre équipe;

• vous voulez attribuer des tâches et gérer un calendrier commun.

Les sites de communication SharePoint ont été conçus pour diffuser de l’information auprès d’un public plus large. Ce type de site est idéal pour partager l’information avec un auditoire plus vaste, tout en permettant à un petit noyau d’utilisateurs d’en modifier le contenu. Trois options de design sont offertes lors de la création d’un site de communication SharePoint :

• Rubrique pour partager des actualités, événements et autres contenus informatifs;

• Présentation pour mettre en vedette un produit, une équipe, un événement ou tout autre contenu;

• Vide pour créer votre propre design de site SharePoint.

Vous l’aurez compris, les sites de communication SharePoint fonctionnent étroitement avec les niveaux de permissions SharePoint. On attribue aux utilisateurs clés des autorisations supplémentaires (propriétaires ou membres du site) et les autres utilisateurs demeurent des observateurs (visiteurs du site). Ils ont ainsi accès aux documents et autres contenus du site de communication SharePoint, sans toutefois pouvoir les modifier.

Vous devinerez aussi que les sites de communication SharePoint ne sont pas associés aux groupes Office 365.

Les paramètres des sites de communication sont également très différents des sites d’équipe. Par exemple, seulement quelques applications peuvent y être ajoutées, soit Bibliothèque, Calendrier, Liste personnalisée, Importer une feuille de calcul et Boîte aux lettres de site. Par contre, vous pouvez activer la fonctionnalité Listes de collaboration d’équipe et toutes les applications deviennent disponibles pour le site de communication.

Bref, je vous suggère de créer un site de communication SharePoint si :

• vous voulez vous adresser à un large public;

• vous désirez diffuser des actualités ou des informations à plus grande échelle à l’aide de dispositions visuelles et modernes.

À la lumière de tous les avantages d’utiliser les sites SharePoint, avouez que les dossiers sont dépassés! Croyez-moi, vous gagnerez tellement en efficacité et en productivité avec les sites SharePoint que vous ne voudrez plus revenir en arrière avec les dossiers!

Et si vous avez besoin d’un coup de main pour migrer vers SharePoint et mettre en place vos sites d’équipe et de communication, vous pouvez compter sur nous! Chez LS2, nous accompagnons diverses entreprises de différents secteurs d’activités dans l’implantation de SharePoint. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour favoriser une migration harmonieuse et réussie. Nous pouvons certainement vous simplifier la tâche à vous aussi!