Métadonnées : une révolution documentaire
La gestion documentaire avec métadonnées, pensez-y !
Il est 17 h 30. Plus personne au bureau. Vous avez besoin d’avoir accès rapidement au guide de support de l’équipement vendu à un client spécifique. Avez-vous ce qu’il faut pour y arriver sans devoir passer en revue les dossiers un à un ? C’est exactement là que la gestion documentaire avec les métadonnées devient une solution intelligente pour votre entreprise !
Curieux d’en savoir plus ?
Dans cet article, on vous explique comment les métadonnées vont révolutionner votre gestion documentaire pour vous aider à gagner du temps et de l’argent !
Comment les métadonnées peuvent vous aider à mieux gérer vos documents ?
C’est simple : les métadonnées permettent de classifier et d’accéder plus facilement à vos documents. Plus précisément, les métadonnées décrivent les données de vos documents en fournissant de l’information additionnelle sur celles-ci.
Un exemple ?
Vous avez présentement un système de classement pour les dossiers de vos clients. Dans ces dossiers, on retrouve notamment les devis envoyés ainsi que les contrats actifs et terminés.
En y ajoutant des métadonnées, vous pourrez trouver rapidement les contrats actifs qui utilisent un type d’équipement X, etc. Très utile pour réagir efficacement en cas de bris d’équipement ou d’absence imprévue de personnel.
Les métadonnées, comment ça marche?
Première chose à savoir, c’est qu’il existe 3 types de métadonnées à définir :
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les métadonnées descriptives pour identifier le contenu des données (ex. : nom du spécialiste, type d’équipement requis, date de livraison du contrat, durée estimée, etc.);
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les métadonnées structurelles pour indiquer comment les données sont reliées entre elles (ex. : numéro de contrat, numéro de projet ou tout élément qui permet d’associer les documents relatifs à un même contrat);
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les métadonnées administratives pour décrire l’organisation des données (ex. : date de création, type de document (contrat, facture, devis, courriel, etc.)).
Selon les besoins de votre entreprise, chaque département, service ou succursale peut avoir ses propres métadonnées, alors que d’autres métadonnées s’appliquent à toute l’entreprise.
Et bonne nouvelle : une fois que vous avez créé des métadonnées, elles sont accessibles pour classifier de nouveaux types de documents. De quoi uniformiser la terminologie à l’interne et réduire considérablement le temps de recherche.
Divers logiciels sont conçus pour faciliter votre gestion documentaire. Grâce à son intégration à Office 365, SharePoint vous permet de passer à l’action immédiatement avec les métadonnées.
La gestion documentaire avec les métadonnées, c’est gagnant !
Les avantages d’utiliser les métadonnées pour votre gestion documentaire sont nombreux :
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Ajout de données supplémentaires pour classifier les documents (autres que votre classement actuel)
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Création de liens entre divers types de documents et de données, peu importe leur support ou leur format
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Classification plus uniforme des documents au sein de votre entreprise
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Diminution accrue du temps de recherche pour accéder à un document (recherche pouvant être effectuée sous plusieurs angles)
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Élimination des doublons (chaque document existe à un seul endroit, pas besoin d’en avoir des copies dans divers dossiers)
En résumé, avec les métadonnées, vous êtes gagnants sur toute la ligne !
