Calendrier de conservation et Microsoft 365 : l'angle mort du secteur public

Chaque organisme public a un calendrier de conservation : la liste des séries documentaires, le délai de conservation de chacune, l'événement qui déclenche ce délai et le sort final à l'échéance, destruction ou conservation permanente. Au Québec, la Loi sur les archives oblige tout organisme public à en établir un et à le tenir à jour. Sur papier, il encadre chaque document que l'organisation détient.

Dans Microsoft 365, il s'arrête souvent à mi-chemin. Le calendrier a été traduit en étiquettes de rétention, parfois avec grand soin. Mais des équipes créées pour un projet terminé depuis des années existent encore, les sites SharePoint continuent de grossir, et personne n'applique le sort final. L'écart devient visible à des moments précis : une direction est réorganisée, un lecteur partagé va être retiré, une demande d'accès à l'information fait ressortir des documents qui auraient dû être détruits depuis longtemps, ou la campagne annuelle de déclassement arrive et personne ne sait par où commencer.

Pourquoi le calendrier de conservation s'arrête-t-il aux étiquettes ?

Parce que le calendrier et Microsoft 365 sont gérés par des personnes différentes, dans des termes différents.

• Les archivistes pensent en dossiers et en séries documentaires. Le calendrier décrit les procès-verbaux d'un comité, un dossier de contrat, une demande de subvention.
• La TI pense en sites, en bibliothèques et en stratégies. Microsoft 365 est organisé en équipes Teams, en sites SharePoint et en bibliothèques de documents, créés par les utilisateurs au fil des projets.
• Les étiquettes portent des règles, pas des décisions. Une étiquette peut dire combien de temps conserver un dossier de contrat après sa fermeture et quoi faire ensuite. Elle ne peut pas savoir que ce projet est terminé, ni que ce dossier précis mérite un second regard.
• La responsabilité s'efface. Quand un projet se termine ou que son propriétaire part, l'équipe reste. Personne ne se sent autorisé à la supprimer.
• Créer est facile, fermer ne l'est pas. N'importe qui peut créer une équipe en quelques clics, mais aucune étape du travail courant ne demande à quiconque d'en fermer une.

Pendant ce temps, les lecteurs réseau accumulent des années de dossiers que personne n'ose supprimer, et les boîtes papier sont suivies dans des chiffriers, avec des dates d'élimination calculées à la main. Chaque support finit avec sa propre démarche partielle, ou sans démarche du tout.

Ce que ça coûte

Sans démarche d'élimination qui fonctionne, les organismes publics retombent sur l'un de deux réflexes, et les deux comportent des risques.

• Tout garder, par prudence. Le stockage grossit, la recherche devient plus bruyante, et chaque document conservé au-delà de son délai est un document de plus qu'il faudra peut-être examiner lors d'une demande d'accès à l'information. Les renseignements personnels conservés plus longtemps que nécessaire augmentent aussi l'exposition en cas d'incident de confidentialité.
• Détruire sans preuve solide. Supprimer un site ou un dossier sans rapport de déclassement approuvé empêche l'organisation de démontrer ce qui a été détruit, en vertu de quelle règle et avec quelle autorisation.

Il y a aussi le temps. Appliquer le calendrier à la main dans Teams, SharePoint, les lecteurs et les boîtes demande des heures de travail d'archiviste à chaque campagne de déclassement, dont une bonne partie sert à dresser des listes plutôt qu'à prendre des décisions. Et quand un organisme public ne peut pas dire ce qu'il a détruit, ni pourquoi il détient encore ce qu'il aurait dû éliminer, il lui est plus difficile de répondre avec assurance aux vérificateurs, aux citoyens ou aux médias.

Ce qui ne fonctionne pas

Les étiquettes seules. Configurer des étiquettes qui suppriment automatiquement à l'échéance retire la décision administrative du processus. Des étiquettes qui ne font que conserver, sans étape de sort final, ne font que repousser le problème.

Compter uniquement sur la révision de disposition de Purview. La révision de disposition de Microsoft Purview est une vraie révision : jusqu'à cinq étapes, avec des réviseurs qui peuvent approuver la disposition, réétiqueter un élément ou prolonger sa conservation. Mais elle est déclenchée élément par élément, à mesure que la minuterie de chaque étiquette arrive à échéance, et configurée étiquette par étiquette par un administrateur dans le portail de conformité. Elle peut être réglée pour approuver automatiquement après une période sans action, elle n'a pas d'action intégrée pour verser des documents aux archives nationales, et elle couvre le contenu stocké dans Microsoft 365. Pour une comparaison détaillée, lisez Microsoft Purview ou Archiveo : qui doit piloter le sort final des documents ?

Demander aux propriétaires de sites de faire le ménage. Les propriétaires de sites ne sont pas des archivistes. Ils suppriment trop ou pas assez, et ne laissent aucune trace de ce qu'ils ont retiré.

Les grands ménages ponctuels. Un grand ménage avant une migration aide une fois. Sans démarche permanente, l'arriéré revient en quelques années.

Comment combler l'écart

La méthode ne dépend d'aucun outil en particulier. Elle traite le calendrier comme une démarche que mènent les archivistes, avec une preuve à chaque étape.

1. Garder un seul jeu de règles. Traduisez chaque règle du calendrier en étiquette de rétention, avec son délai, son point de départ et son sort final. Les étiquettes deviennent la seule référence ; n'en tenez pas une deuxième copie ailleurs.
2. Rattacher chaque site, lecteur et boîte à une unité. Chaque site Teams ou SharePoint, chaque partage réseau et chaque boîte papier devrait avoir une unité responsable et, idéalement, une série documentaire.
3. Déclencher le sort final sur demande. Lancez une demande pour un périmètre défini au moment pertinent : un projet se termine, un comité est dissous, une direction est réorganisée, un lecteur est retiré ou la campagne annuelle commence.
4. Produire le rapport de déclassement avant d'agir. Listez tout ce qui, dans le périmètre, est arrivé à échéance, avec la règle qui s'applique à chaque élément.
5. Approuver à deux niveaux. L'archiviste valide la conformité du rapport au calendrier ; le gestionnaire responsable des documents l'approuve. Rien ne s'exécute avant les deux.
6. Exécuter et vérifier. Détruisez et confirmez que le contenu n'est plus accessible, corbeille comprise, ou faites passer les documents à valeur permanente par une zone tampon avant de les verser aux archives nationales.
7. Conserver la trace d'audit en permanence. La trace de ce qui a été détruit ou versé, en vertu de quelle règle et avec quelle approbation, doit survivre au contenu lui-même.

Commencez petit. Une première demande sur un seul projet terminé ou un lecteur retiré met à l'épreuve les règles, les approbations et les preuves sur un périmètre gérable. Elle donne aussi aux archivistes et aux gestionnaires un exemple concret avant la campagne annuelle de déclassement.

L'approche de LS2

Pour le gouvernement et les organismes publics, LS2 Innovation offre Archiveo, qui applique le calendrier de conservation à Microsoft 365, aux lecteurs réseau et au papier, au même endroit. Archiveo s'appuie sur Purview au lieu de le remplacer : les étiquettes de rétention Microsoft 365 sont importées en lot avec leur délai, leur point de départ et leur sort final, et elles restent la seule référence.

• Microsoft 365. L'archiviste crée une demande d'archive pour un site Teams ou SharePoint, limitée au besoin à certains dossiers ou fichiers. Chaque demande passe de Brouillon à Approuvé, Transféré et Complété.
• Lecteurs réseau. Les dossiers échus sont proposés selon leur date de création ou de dernière modification. Les fichiers restent sur le lecteur tant qu'aucune décision n'est approuvée, et les éléments approuvés passent par une zone tampon pour qu'une erreur puisse être corrigée avant la destruction.
• Papier. Chaque boîte et chaque dossier a sa fiche, avec son emplacement, son contenu et sa date d'élimination calculée. Archiveo imprime les étiquettes à code-barres, consigne les déplacements, les prêts et les retours, et importe l'inventaire existant plutôt que de le faire ressaisir. Le certificat de destruction est joint à la demande.

Chaque demande suit le même parcours : rapport de déclassement, validation de l'archiviste, approbation du gestionnaire, puis destruction vérifiée ou zone tampon et versement aux archives nationales par FTP sécurisé, fermé une fois la réception confirmée. Il n'y a pas d'approbation automatique, et la trace d'audit est permanente. Archivistes et gestionnaires travaillent dans un onglet Microsoft Teams, sur le Web ou sur mobile, sans rien installer.

La mise en place relève surtout du travail archivistique, pas du travail technique : la TI connecte Microsoft 365 et, au besoin, les lecteurs réseau, les règles et l'inventaire papier sont importés, les rôles sont configurés, et LS2 accompagne les archivistes dans leur première demande d'archive. Pour en savoir plus, découvrez LS2 Innovation, voyez comment LS2 travaille avec des partenaires au service des organismes publics ou communiquez avec l'équipe. Lorsque des fournisseurs détiennent des renseignements personnels pour votre compte, notre liste de vérification Loi 25 présente les clauses de conservation et de destruction à exiger.