La gestion documentaire vous préoccupe? Avec raison! Une mauvaise gestion des documents se traduit inévitablement en perte de temps et d’efficacité, entraînant un coût financier important pour toute entreprise. On estime d’ailleurs que, pour une PME de 20 salariés, une mauvaise gestion documentaire en entreprise ferait perdre de 40 à 60 minutes de travail par jour (selon le Cabinet Gandys et Ludsen, 2013). Imaginez…

Voici donc notre top 5 des erreurs les plus fréquentes en gestion électronique des documents (GED) que tout le monde fait sans même s’en rendre compte.

La première erreur – et non la moindre! –  est certainement l’absence de structure en matière de gestion documentaire. On croit souvent, à tort, que l’implantation d’un outil de gestion des documents avec SharePoint ou tout autre logiciel se fera comme par magie.

Eh bien, non! Il faut prendre le temps de définir un processus de planification avant d’implanter SharePoint ou un autre logiciel de gestion documentaire, notamment pour :

• identifier les rôles de gestion des documents (quels utilisateurs travaillent sur les documents, quels sont leurs rôles et niveaux d’autorisation?);

• analyser l’utilisation des documents (que font les employés avec les données – saisie, lecture, analyse, révision, modification, approbation, etc.)

L’objectif de cette démarche est de tirer profit des nombreux avantages de SharePoint pour créer une gestion documentaire structurée selon les meilleures pratiques. On doit éviter de simplement faire un copier-coller de la structure des fichiers actuels, sans quoi le retour sur investissement ne sera pas optimal. SharePoint, c’est beaucoup plus qu’une solution de gestion documentaire configurée sur une autre plateforme!

Classer les documents dans les dossiers, c’est révolu! Il est temps de passer aux métadonnées. Nous avons d’ailleurs écrit un article sur la gestion documentaire avec les métadonnées. En résumé, l’utilisation des dossiers peut entraîner une foule d’inconvénients dont un classement inefficace, des doublons et de multiples versions d’un même document à divers endroits. Et, vous vous en doutez, toutes ces situations vous feront perdre un temps fou!

En choisissant les métadonnées pour effectuer votre gestion documentaire, vous pouvez créer toutes sortes de vues (par type de document, par projet, par département, etc.). Pour ce faire, vous devez d’abord configurer vos métadonnées. Ensuite, il suffit de rendre publics tous les types de vues et d’utiliser la fonction de filtrage pour sélectionner la vue de votre choix. Trop compliqué? Optez pour la vue simplifiée avec seulement quelques colonnes pour un aperçu des colonnes les plus importantes.

L’une des clés d’une bonne gestion électronique des documents est certainement l’utilisation du versioning (contrôle des versions). En activant la gestion des versions dans une liste ou une bibliothèque SharePoint, vous pourrez suivre les modifications mineures et majeures des documents ou même restaurer une version précédente, au besoin. C’est une façon efficace de réduire le risque d’erreur et de suivre les changements en temps réel (avec des alertes). Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité très appréciée, lisez notre article sur le versioning SharePoint.

Poussez l’expérience à un autre niveau en spécifiant un nombre maximal de versions majeures et mineures à conserver dans la bibliothèque ou la liste SharePoint. Voilà un excellent moyen de contrôler l’espace de stockage utilisé! De façon générale, il est recommandé de conserver 10 versions majeures et 10 versions mineures d’un document (selon Surperfluid).

Parallèlement au versioning (voir l’erreur numéro 3), la fonction de co-création d’un document avec SharePoint mérite une attention toute particulière. Elle permet à divers utilisateurs de votre équipe de travailler sur un même document, à tout moment, sans interférer sur les modifications des autres. Beaucoup plus efficace que le partage de documents par pièces jointes, n’est-ce pas?

La fonctionnalité de co-auteur est automatiquement activée dans SharePoint et ne nécessite donc aucune configuration de votre part.

Si toutefois vous voulez faire en sorte qu’une seule personne à la fois soit autorisée à modifier un document, vous devez activer le mécanisme de check-in et check-out de la bibliothèque SharePoint :

1. Allez dans la bibliothèque SharePoint de votre choix.

2. Cliquez sur Paramètres (avec le symbole de l’engrenage), puis sur Paramètres de la bibliothèque.

3. Dans les Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version.

4. Dans la section Exiger l’extraction, sous Exiger l’extraction avant de pouvoir modifier des documents?, cliquez Oui.

5. Cliquez OK pour sauvegarder vos changements et retourner aux paramètres de la bibliothèque.

Attention : seuls les utilisateurs qui disposent d’autorisations de contrôle total ou de création peuvent activer le mécanisme de check-in et check-out.

Voici sans doute l’erreur la plus dommageable : ne pas considérer la gestion du changement comme un élément important lors de l’implantation de SharePoint ou d’un autre logiciel de gestion documentaire. Pourtant, tout indique que l’implication et la mobilisation des employés sont essentielles pour réussir un changement, qu’il soit de nature technologique ou autre.

Référez-vous à notre article sur les 10 conseils pour booster l’adoption de SharePoint chez vos employés. Vous y trouverez des astuces très pratiques entre autres pour impliquer vos collègues les plus réceptifs, entraîner vos champions technologiques et encourager la rétroaction. Rappelez-vous que la gestion du changement est primordiale pour une transition harmonieuse et un bon retour sur investissement (ROI).

Maintenant que vous connaissez les 5 principales erreurs en gestion documentaire et que vous savez comment y remédier, c’est à vous de jouer! Alors, par où allez-vous  commencer?

Besoin d’un coup de pouce pour adopter les bonnes pratiques en gestion documentaire? Nos passionnés et experts en TI sont là pour vous! Communiquez sans frais avec nous pour voir comment nous pouvons vous aider à mobiliser votre équipe et favoriser un retour sur investissement optimal avec SharePoint.