Les groupes Office 365 : vous aussi vous allez aimer ça!
Si vous travaillez en équipe – et surtout si vous utilisez la méthode Agile ou Scrum –, cet article est pour vous! Les groupes Office 365 peuvent accomplir de petits miracles comme outil de gestion des tâches. On vous donne plein de bonnes raisons de les adopter pour vos projets.
Des groupes collaboratifs tellement simples que tout le monde s’y retrouve
Des groupes collaboratifs tellement simples que tout le monde s’y retrouve
Les groupes Office 365 sont un espace de travail partagé pour faciliter le travail d’équipe. Ils permettent entre autres d’échanger et de partager des documents autour d’un projet commun. Une fois ajoutés au groupe, les utilisateurs ont accès à divers outils partagés :
- le mur de conversations (Conversations/Feeds)
- le calendrier (Calendar);
- le bloc-notes (OneNote);
- les fichiers (Files);
- le planificateur (Planner).
Ce qu’on aime le plus des groupes Office 365? Ils sont vraiment faciles à créer. Il suffit d’entrer les adresses courriels des membres de votre équipe et, hop, c’est fait! Et le plus fantastique, c’est que cette fonctionnalité est accessible à tout le monde, pas juste aux administrateurs.
On apprécie aussi le fait que l’utilisation d’Office 365 soit à la portée de tous, et ce, peu importe leur aisance avec les nouvelles technologies. D’autres logiciels comme SharePoint nécessitent effectivement un peu plus de formation et d’entraînement pour une implantation réussie. Mais avec les groupes Office 365, on peut vraiment économiser temps et argent sans pour autant négliger le travail collaboratif, qui représente l’avenir dans plusieurs industries de nos jours.
Un outil ultra efficace pour le travail d’équipe
Un outil ultra efficace pour le travail d’équipe
Et quand on dit efficace, c’est vrai! Les groupes Office 365 permettent de regrouper les conversations à un même endroit. En fait, chaque membre de l’équipe peut initier une conversation ou répondre à un commentaire dans l’espace Conversations/Feeds – ce qui évite les échanges de courriels interminables où il est difficile de se retrouver.
S’ajoutent à cela des notifications (alertes) courriels que vous pouvez bien sûr personnaliser pour ne rien manquer. Et pour ceux et celles qui utilisent une ancienne version d’Outlook, vous n’avez qu’à vous abonner aux conversations qui vous concernent pour les suivre en temps réel.
Les groupes Office 365 sont aussi une excellente façon de travailler avec des collaborateurs externes comme des fournisseurs, des consultants, des pigistes ou des représentants, par exemple. Bien qu’un peu plus limité, l’accès invité permet tout de même de recevoir des informations par courriel, des invitations à des réunions, d’afficher des fichiers partagés et de répondre à des conversations.
Vous en voulez plus? Les groupes Office 365 comprennent plusieurs fonctionnalités dont vous ne pourrez plus vous passer comme :
- le site SharePoint pour collaborer en équipe et partager du contenu;
- les étiquettes pour classer vos données de façon efficace et logique (étiquettes créées manuellement ou de façon automatique);
- le bloc-notes (OneNote) pour la prise de notes (texte, images,sons, écriture manuscrite et captures d’écran);
- le planificateur partagé (Planner) pour attribuer des tâches à vos collègues et effectuer la gestion de vos projets;
- le calendrier partagé (Calendar) pour planifier la tenue de réunions et assurer le respect des échéances prévues.
Et, vous l’aurez deviné, les groupes Outlook vous simplifient aussi la tâche lors de vos déplacements grâce à leur accessibilité sur mobile. L’application Office 365 est disponible pour téléchargement sur Google Play et App Store.
Mais ce n’est pas tout! Les groupes Office 365 sont aussi compatibles avec les logiciels, plateformes et applications les plus populaires comme Aha, Asana, Azure AD, GitHub, Mailchimp, Overflow, SharePoint, Stack, Teams, Trello, Twitter, Yammer et Zendesk, pour ne nommer que celles-ci.
