Gouvernance SharePoint : comment l’implanter avec succès?
Comme tout projet informatique ou autre, l’utilisation réussie de SharePoint passe entre autres par un processus de gouvernance. À lui seul, SharePoint ne peut pas accomplir des miracles. Vous avez besoin d’un guide, de repères précis pour y arriver. Et c’est exactement ce à quoi sert la stratégie de gouvernance SharePoint.
Qu’est-ce que la gouvernance SharePoint?
Qu’est-ce que la gouvernance SharePoint?
Un peu comme les règlements que vous avez à la maison et au travail, la gouvernance SharePoint définit clairement les règles à suivre pour les utilisateurs de SharePoint dans votre entreprise. Concrètement, il s’agit d’indiquer les rôles, les règles et les réglementations de tout le monde, quel que soit le titre, le rôle ou le niveau de permissions. C’est la façon la plus efficace d’assurer une utilisation appropriée de SharePoint, de même que des interactions structurées et cordiales entre les différents utilisateurs.
Ça devient plus complexe au moment d’établir et de mettre en place la gouvernance SharePoint. La raison est simple : chaque entreprise a ses propres façons de faire. Ce qui est très important dans une organisation ne l’est pas forcément pour une autre. C’est exactement comme les règles d’une famille à l’autre : ça varie énormément. Et il faut aussi tenir compte de la taille et du niveau de maturité de l’entreprise, deux facteurs qui influencent inévitablement le plan de gouvernance.
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez adapter la gouvernance SharePoint à vos valeurs et à votre philosophie d’entreprise. Il existe plusieurs modèles de gouvernance SharePoint qui peuvent vous aider à éviter le désordre et les problèmes de communication dans votre organisation. Voyons ensemble comment implanter votre stratégie de gouvernance SharePoint.
Les trois piliers d’une bonne stratégie de gouvernance SharePoint
Les trois piliers d’une bonne stratégie de gouvernance SharePoint
Votre stratégie de gouvernance SharePoint repose sur l’équilibre entre ces trois piliers : le plan de gouvernance, le comité de gouvernance et la communication interne.
Le plan de gouvernance SharePoint
Le plan de gouvernance est un document écrit qui sert de référence en indiquant noir sur blanc les directives officielles et les procédures à suivre. Il guide les actions à faire ou à éviter pour tout utilisateur SharePoint.
Qui le rédige? Habituellement, cette tâche revient au département informatique, vu ses connaissances techniques de SharePoint.
Évidemment, le plan de gouvernance doit être facilement accessible à tous, y compris les nouveaux employés. Il est aussi très pertinent de le présenter à tous les utilisateurs lors d’une formation SharePoint ou d’une autre réunion officielle pour partir du bon pied.
Le comité de gouvernance SharePoint
Vous aurez compris que le plan de gouvernance n’est pas coulé dans le béton. Autrement dit, il doit évoluer au fil du temps pour s’adapter aux nouveautés et à la réalité des utilisateurs. Sinon, il deviendra vite désuet. Le rôle du comité de gouvernance est donc de se réunir sur une base régulière pour échanger sur les difficultés rencontrées et sur les pistes de solutions à envisager. Et si tout va bien, on se réunit quand même pour ne pas perdre le rythme!
Mon conseil : formez votre comité de gouvernance SharePoint avec des utilisateurs motivés, rassembleurs et à l’image de votre entreprise. Bien sûr, les cadres supérieurs et les champions de la technologie ont un rôle crucial à jouer, mais les simples utilisateurs aussi. Ils représentent « monsieur-madame-tout-le-monde » dans votre organisation. L’idée est d’avoir un comité représentatif qui pourra prendre des décisions et mettre à jour le plan de gouvernance SharePoint de votre entreprise.
Ensuite, assurez-vous que les membres du comité de gouvernance SharePoint soient à l’écoute des autres utilisateurs pour recueillir leurs impressions, leurs commentaires et leurs suggestions. S’il le faut, mettez en place un processus de rétroaction bien encadré pour y arriver.
Et surtout, ne négligez pas la formation continue de votre comité de gouvernance! SharePoint évolue constamment, d’où l’importance de le familiariser avec les récentes améliorations et innovations SharePoint qui pourraient se révéler très intéressantes pour votre organisation.
La communication interne
Tous les ajouts au plan de gouvernance SharePoint doivent inévitablement être communiqués aux autres utilisateurs SharePoint. Sans quoi ils ne seront pas informés des prises de décisions et des nouveautés. Aussi, ils se demanderont ce qu’il est advenu de leurs commentaires et suggestions. Bref, la communication interne est toujours la clé pour garder la motivation de votre équipe de travail.
Maintenant, comment communiquer les nouveautés du plan de gouvernance SharePoint à votre équipe? Tous les moyens sont bons, il suffit simplement de choisir ce qui convient à votre culture organisationnelle. Voici quelques idées intéressantes :
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Formation de groupe
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Réunion d’équipe
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Déjeuner-conférence
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Courriel d’information (avec trucs et astuces)
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Tutoriels vidéo