Comme tout projet informatique ou autre, l’utilisation réussie de SharePoint passe entre autres par un processus de gouvernance. À lui seul, SharePoint ne peut pas accomplir des miracles. Vous avez besoin d’un guide, de repères précis pour y arriver. Et c’est exactement ce à quoi sert la stratégie de gouvernance SharePoint.

Un peu comme les règlements que vous avez à la maison et au travail, la gouvernance SharePoint définit clairement les règles à suivre pour les utilisateurs de SharePoint dans votre entreprise. Concrètement, il s’agit d’indiquer les rôles, les règles et les réglementations de tout le monde, quel que soit le titre, le rôle ou le niveau de permissions. C’est la façon la plus efficace d’assurer une utilisation appropriée de SharePoint, de même que des interactions structurées et cordiales entre les différents utilisateurs.

Ça devient plus complexe au moment d’établir et de mettre en place la gouvernance SharePoint. La raison est simple : chaque entreprise a ses propres façons de faire. Ce qui est très important dans une organisation ne l’est pas forcément pour une autre. C’est exactement comme les règles d’une famille à l’autre : ça varie énormément. Et il faut aussi tenir compte de la taille et du niveau de maturité de l’entreprise, deux facteurs qui influencent inévitablement le plan de gouvernance.

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez adapter la gouvernance SharePoint à vos valeurs et à votre philosophie d’entreprise. Il existe plusieurs modèles de gouvernance SharePoint qui peuvent vous aider à éviter le désordre et les problèmes de communication dans votre organisation. Voyons ensemble comment implanter votre stratégie de gouvernance SharePoint.

Votre stratégie de gouvernance SharePoint repose sur l’équilibre entre ces trois piliers : le plan de gouvernance, le comité de gouvernance et la communication interne.

Le plan de gouvernance est un document écrit qui sert de référence en indiquant noir sur blanc les directives officielles et les procédures à suivre. Il guide les actions à faire ou à éviter pour tout utilisateur SharePoint.

Qui le rédige? Habituellement, cette tâche revient au département informatique, vu ses connaissances techniques de SharePoint.

Évidemment, le plan de gouvernance doit être facilement accessible à tous, y compris les nouveaux employés. Il est aussi très pertinent de le présenter à tous les utilisateurs lors d’une formation SharePoint ou d’une autre réunion officielle pour partir du bon pied.

Vous aurez compris que le plan de gouvernance n’est pas coulé dans le béton. Autrement dit, il doit évoluer au fil du temps pour s’adapter aux nouveautés et à la réalité des utilisateurs. Sinon, il deviendra vite désuet. Le rôle du comité de gouvernance est donc de se réunir sur une base régulière pour échanger sur les difficultés rencontrées et sur les pistes de solutions à envisager. Et si tout va bien, on se réunit quand même pour ne pas perdre le rythme!

Mon conseil : formez votre comité de gouvernance SharePoint avec des utilisateurs motivés, rassembleurs et à l’image de votre entreprise. Bien sûr, les cadres supérieurs et les champions de la technologie ont un rôle crucial à jouer, mais les simples utilisateurs aussi. Ils représentent « monsieur-madame-tout-le-monde » dans votre organisation. L’idée est d’avoir un comité représentatif qui pourra prendre des décisions et mettre à jour le plan de gouvernance SharePoint de votre entreprise.

Ensuite, assurez-vous que les membres du comité de gouvernance SharePoint soient à l’écoute des autres utilisateurs pour recueillir leurs impressions, leurs commentaires et leurs suggestions. S’il le faut, mettez en place un processus de rétroaction bien encadré pour y arriver.

Et surtout, ne négligez pas la formation continue de votre comité de gouvernance! SharePoint évolue constamment, d’où l’importance de le familiariser avec les récentes améliorations et innovations SharePoint qui pourraient se révéler très intéressantes pour votre organisation.

Tous les ajouts au plan de gouvernance SharePoint doivent inévitablement être communiqués aux autres utilisateurs SharePoint. Sans quoi ils ne seront pas informés des prises de décisions et des nouveautés. Aussi, ils se demanderont ce qu’il est advenu de leurs commentaires et suggestions. Bref, la communication interne est toujours la clé pour garder la motivation de votre équipe de travail.

Maintenant, comment communiquer les nouveautés du plan de gouvernance SharePoint à votre équipe? Tous les moyens sont bons, il suffit simplement de choisir ce qui convient à votre culture organisationnelle. Voici quelques idées intéressantes :

• Formation de groupe

• Réunion d’équipe

• Déjeuner-conférence

• Courriel d’information (avec trucs et astuces)

• Tutoriels vidéo

Peu importe votre choix, faites en sorte que tous aient accès à cette information et qu’elle soit communiquée clairement pour maximiser l’adoption SharePoint dans votre organisation.

À l’image d’un plan d’affaires ou d’un plan marketing, votre plan de gouvernance SharePoint doit inclure des éléments clés. En voici quelques-uns.

Il est essentiel de définir les permissions des propriétaires de sites, de bibliothèques et de listes SharePoint, aussi appelés administrateurs. Par exemple, vous pouvez indiquer que les administrateurs sont autorisés à générer des sites, dans la mesure où ceux-ci respectent en tous points le gabarit aux couleurs de votre entreprise. Ainsi, le directeur des ventes pourra, par exemple, créer des sites SharePoint selon les besoins de son équipe sans toutefois pouvoir changer leur apparence (couleurs, logo, disposition des éléments).

Pensez aussi aux groupes SharePoint, étroitement liés aux niveaux de permissions SharePoint : voulez-vous que les administrateurs utilisent uniquement ceux déjà créés ou préférez-vous leur laisser le champ libre pour en créer de nouveaux? C’est exactement ce genre d’autorisations qu’il faut penser lors de la rédaction de votre plan de gouvernance SharePoint.

Ne devient pas propriétaire (administrateur) de sites SharePoint qui le veut bien! Mieux vaut mettre en place un processus officiel qui exige, entre autres, que la personne en question ait suivi une formation SharePoint et qu’elle ait été informée des responsabilités qui en découlent. C’est une façon de vous assurer que quiconque détient un certain pouvoir soit pleinement conscient des procédures en place dans l’entreprise.

Même si SharePoint simplifie la recherche rapide de données grâce aux métadonnées, il est important d’établir une convention pour la hiérarchisation des sites, bibliothèques et listes SharePoint. Autrement, vous vous retrouverez vite avec plusieurs niveaux et sous-niveaux… Pour éviter une telle situation, il est recommandé de définir un modèle de hiérarchie de sites auquel les propriétaires (administrateurs) pourront se référer dans le plan de gouvernance SharePoint. Cela facilitera du même coup la création d’une convention de navigation entre les différents niveaux et sites.

Un autre aspect à inclure dans votre plan de gouvernance SharePoint est certainement les lignes directrices entourant les métadonnées ainsi que leur administration. Vous ne voulez pas que tout le monde soit en mesure de les modifier. Imaginez la confusion que cela pourrait engendrer! Il est plus sage de déterminer qui peut le faire et quelles sont les règles à suivre pour assurer l’uniformité.

Même chose pour votre image de marque. Votre plan de gouvernance vise justement à garantir une certaine harmonie entre vos différents sites SharePoint avec une typographie, des couleurs et un logo, par exemple. Pensez à l’inclure dans votre plan dès le début.

À l’ère où la confidentialité et la sécurité des données sont primordiales, vous avez tout avantage à vous prémunir d’une procédure officielle pour le partage externe dans votre plan de gouvernance SharePoint. Il s’agit d’encadrer le processus de partage de sites, de bibliothèques et de listes SharePoint avec les collaborateurs externes comme des consultants, des pigistes ou des partenaires. Une façon de procéder consiste à créer une collection de sites totalement séparée pour le partage externe, évitant ainsi que des informations sensibles se retrouvent entre les mains de tiers.

Dans cette section de votre plan de gouvernance, vous devrez statuer sur la façon dont les utilisateurs pourront résoudre tout problème rencontré au quotidien. Par exemple, comment obtenir l’accès à un site, une bibliothèque ou une liste qu’ils doivent consulter mais dont ils n’ont pas accès actuellement? Ou encore, comment modifier un document accessible en lecture seule? Votre plan de gouvernance SharePoint doit encadrer les façons de faire pour demander des permissions supplémentaires. Sinon, tout le monde procédera à sa manière – occasionnant des pertes de temps et d’efficacité énormes!

Ouf! Beaucoup d’informations à la fois, n’est-ce pas? Prenez une bonne inspiration et rappelez-vous simplement de ceci : il est essentiel de concevoir un plan de gouvernance SharePoint, mais celui-ci n’a pas besoin d’être très complexe pour être efficace. Assurez-vous d’y inclure les éléments clés et de trouver l’équilibre entre les trois piliers. Vous pourrez, par la suite, faire évoluer votre stratégie de gouvernance SharePoint avec l’aide précieuse de votre comité de gouvernance.

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